Recruitment Management ( Pengelolaan Rekrutmen )

Recruitment Management atau pengelolaan rekrutmen termasuk salah satu pilar dari Fungsi Human Resources / Human Capital adalah merupakan proses pemenuhan karyawan sesuai dengan Man Power Planning ataupun permintaan dari user dengan persetujuan manajemen.

Perusahaan yang mempunyai nilai atau ingin mencapai visi dan goalsnya secara logika harus mempunyai karyawan atau sdm yang bukan hanya bermutu saja tapi juga memenuhi aturan yang ada di Indonesia, oleh karena itu penulis akan bahas tentang Recruitment Management atau pengelolaan rekrutmen yang dialami dan diyakini cocok dengan visi perusahaan sesuai dengan fungsi HR /HC.

Tidak jarang kita kesulitan disaat melakukan proses rekrutmen, jadi jika mengalami kesulitan tsb, buatlah beberapa tahapan dalam melakukan rekrutmen agar terarah dan mendapatkan karyawan yang sesuai dengan visi & misi perusahaan.

Berikut adalah beberapa tahapan yang menurut penulis cocok dalam pengelolaan rekrutmen :

1.UU 13 th 2003 sebagai dasar dari aturan merekrut karyawan ke dalam perusahaan.

     Perlu dipahami yakini dan dijalankan bahwa aturan yang paling penting dalam merekrut karyawan pertama kali adalah Undang-undang Ketenagakerjaan 13 th 2003, karena jika anda tidak berdasarkan UU 13 th 2003 ini, maka kemungiknan kedepannya akan ada problem yang harus anda hadapi jika ada pihak-pihak yang mencari celah atau mengambil keuntungan dari perusahaan. Ada beberapa aturan dari UU 13 th 2003 ini tentang merekrut karyawa, misalnya pada Pasal 5, pasal 6, pasal 31, pasal 35, pasal 37, pasal 43 hingga pasal pasal 47, pasal 50, pasal 68, pasal 74, pasal 76, dan yang lainnya. Bacalah dengan seksama di UU 13 th 2003 dan jadikan referensi nantinya ke aturan di perusahaan tentang merekrut karyawan ke dalam perusahaan.

2. Buatlah aturan perusahaan tentang rekrut karyawan berdasarkan dari UU 13 th 2003.

     Sesudah anda mempelajari UU 13 th 2003 dan menemukan benang merah terkait pengelolaan rekrutmen yang sesuai dengan UU teserbut. Maka buatlah aturan di perusahaan tentang rekrutmen yang intinya tidak melanggar dari UU 13 th 2003. Anda bisa membuatnya menjadi Surat Keputusan Direksi atau di Peraturan Perusahaan ataupun di Perjanjian Kerja Bersama dll, yang intinya aturan ini adalah menjadi acuan kedua sesudah UU 13 th 2003. Buatlah point-point yang berisikan syarat-syarat untuk merekrut didalam aturan tsb, misalnya syarat usia, syarat warga negara, syarat pendidikan ( jika anda sudah melakukan job analysis maka anda bisa mengadopsi dari job analysis tsb untuk dimasukkan ke aturan rekrutmen ), kumpulkan semua job spesification dan gabungkan secara umum kemudian masukkan ke arturan tsb. Sehingga aturan tersebut bisa dipublikasikan dan dijalankan.

3. Job Specification juga menjadi dasar dari syarat permintaan karyawan

     Kumpulkan semua Job Spesifikasi, untuk dijadikan referensi jika ada user yang mengajukan permintaan anda bisa langsung mencocokkan antara permintaan karyawan dengan job Spefikasi.

4. Man Power Planning dan Form Permintaan Karyawan

     Sebagai praktisi Anda harus memegang Man Power Planning dan Form Permintaan Karyawan, anda tidak bisa juga tidak boleh memasukkan karyawan jika tidak ada di Man Power Planning ataupun tidak ada Form Permintaan Karyawan. Dokumentasikan dengan baik, rapi, bahkan sistematis dari file  Man Power Planning dan Form Permintaan Karyawan. Dokumentasikan dengan manual juga terdatabase, sehingga jika suatu saat anda di audit anda dapat menunjukkan evidence yan dibutuhkan.

5. Pubilikasikan lowongan dimanapun.

     Jika anda atau team rekrutmen sudah mendapatkan Man Power Planning dan atau Form Permintaan Karyawan maka tahapan anda selanjutnya adalah publikasikanlah semua lowongan dimanapun berada, ada beberapa tempat untuk mempublikasikan info lowongan yaitu : portal pencari kerja, jaringan pekerja di internet, jaringan sosial, sekolah-sekolah, universtias-uiniversitas, komunitas profesional, komunitas akademisi, tempat-tempat umum, event-event, dll. Dengan demikian kemungkinan untuk kandidat melamar akan berpeluang banyak.

6. Bank Data kandidat.

     Walaupun tidak ada Form Permintaan Karyawan, untuk antisipasi memenuhi permintaan karyawan yang terkadang urgent ataupun jumlah yag banyak, anda bisa juga tetap merekrut dan seleksi. Tapi ingat tidak boleh memasukkan karyawan ke dalam perusahaan. Inilah tujuan anda membuat proses Bank Data Kandidat, degan adanya Bank Data Kandidat atau stok kandidat anda dapat memenuhi permintaan karyawan secepatnya sesuai dengan jumlah dan syarat yang sudah dtentukan. Petakanlah posisi-posisi yang sering dipinta, atau memiliki turn over tinggi. Jangan lupa infokan ke pelamar juga, bahwa tujuan anda mengadakan tes rekrutmen dan seleksi untuk Bank Data Kandidat atau Stok Kandidat yang nantinya jika ada permintaan akan cepat dipanggil untuk masuk bekerja. Dengan demikian maka jika ada permintaan anda hanya membuka Bank Data Kandidat dan menelepon untuk memasukkan bekerja.

7. Memilih tes psikologi yang sesuai dengan kebutuhan.

     Sesudah para kandidat berdatangan maka tahap berikutnya adalah pilihlan tes psikologi yang cocok. Secara garis besar ada dua macam tes psikologi yaitu tes kepribadian ( untuk mengungkapkan secara khusus kepribadian yang ada dalam diri seseorang ) & tes kemampuan atau tes intelegensi atau tes IQ (mengungkapkan kondisi intelegensi seseorang, kemampuan dalam memecahkan masalah, proses kognisi, dan semuanya yang berhubungan dengan faktor kognitif ).

Pililah tes-tes psikologi yang anda sukai , anda senang  gunakan karena mewakili pemikiran anda tapi juga sesuai dengan sasaran rekrutmen anda pda perusahaan. Berikut tes-tesnya :

Tes Kepribadian : Tes Grafis ( DAM : menggambar orang ; BAUM : menggambar pohon, HTP : menggambar rumah, pohon dan orang ; WARTEGG ; Grafologi ; dll ), Tes Pauli & Kraeplin ( mengungkapkan trait individual ); TAT ( Thematic Apperciaption Test = menceritakan gambar tang terlihat pada sebuah kartu ); Rorschach ( teknik berck tinta ), DISC ( self report ); Papikostik; EPPS

Tes Kemampuan : IST, CFIT, STM, WAIS, WISC, TIU, TKD.

Pelajarilah tujuan dari hasil tes-tes psikologi tersebut, dan jadikan sebagai standar tes dalam strategi rekrutmen.

8. Memilih tekhnik interwiew yang sesuai dengan kebutuhan.

     Sesudah anda mempunyai standar tes psikologi yang sesuai untuk strategi rekrutmen, maka anda tinggal memilihi tekhnik interview yang sesuai untuk sasaran perusahaan. Ada beberapa tekhinik interview yaitu : teknik tradisional ( menggunakan pertanyaan terbuka ), teknik behavior ( untuk mengetahui respon kandidat tehadap suatu keadaan, terkait teknik STAR )

9. Memilih kandidat yang mempunyai visi atau goals sama dengan perusahaan

     Kandidat yang sudah anda interview belum tentu cocok dengan budaya perusahaan, pembuktian ini terjadi disaat akan datang, yaitu kandidat tsb yang menjadi karyawan akan resign di masa yang akan datang. Oleh karena itu disaat interview terakhir, pertanyakanlah dan galilah kandidat tsb, apakah mempunyai visi atau gols yang sama. Jika ada, maka anda harus merekrut kandidat tsb, karena nantinya karyawan tsb akan memberikan nilai untuk perusahaan. Sesuai dengan fungsi Human Capital.

10. Mendatangi dan menawarkan lowongan di Kantung Kandidat

     Jika anda sudah melakukan tahapan-tahapan diatas, maka anda akan yakin dapat menemukan, memastikan kandidat dapat masuk bekerja di perusahaan. Tapi jangan semudah itu juga, terkadang dalam mencari kandidat saja susah untuk mendapatkannya apalagi memasukkan karyawan, karena hal ini sudah dirasakan penulis. Oleh karena itu pada tahapan terakhir ini kita harus berpikir out of the box dan kritis, disinilah kita harus menjemput bola. Yaitu dengan cara apa, kita harus melakukan mapping ( pemetaan ) di  mana saja terdapat kantung kandidat setelah mapping kita datangi dan tawarkan info lowongan dengan rutin kemudian followup hasil dari kunjungan teersebut. Misalnya disaat penulis kesulitan menemukan kandidat driver berlisensi khusus, maka datangilah lokasi-lokasi ada driver berlisensi khusus tsb apakah di terminal di pool atau di parkiran, disaat penulis kesulitan mendapatkan karyawan teknik kelistrikan maka datangilah lokasi-lokasi sekolah-sekolah teknik kelistrikan jika perlu buatlah kerjasama magang atau MT yang nantinya sekolah tsb justru menjadi pemasok kandidat, disaat penulis susah untuk mendapatkan kandidat yang profesional maka datangilah komunitas-komunitas profesional publikasikanlah adanya lowongan, dan masih banyak yang lainnya. Intinya datangi dan tawarkanlah lowongan di Kantung-kantung kandidat dengan demikian anda akan mudah sekali mendapatkan kandidat, yang meringankan pekerjaan anda juga.

Demikianlah tahapan-tahapan Rekrutmen Management atau Pengelolaan Rekrutmen, yang bukan sekedar mencari kandidat, menyeleksi dan memasukkan kandidat menjadi karyawan di perusahaan. Tapi secara legalitas kandidat tersebut tidak melanggar aturan di Indonesia bahkan patuh, secara kriteria perusahaan juga terpenuhi, secara teori-teori dan konsep psikologis terpenuhi dan secara target waktu juga akan terpenuhi.