Membuat Struktur Organisasi ( Organization Development Management )

Organisasi Development Management seharusnya bisa membuat Struktur Organisasi yang optimal, efektif bahkan efisiensi dalam mencapai goals yang ditetapkan.

Sebelum membuat Struktur Organisasi yang seperti apa, bagusnya kita memahami dahulu konsep apakah pengertian dari organisasi itu, berikut adalah pengertian organisasi menurut ahli-ahli yang ada, penulis hanya mengutip 4 ahli yang mendefiniskan pengertian dari Organisasi yang menurut penulis mewakili makna dari organisasi itu sendiri, yaitu :

1.  Stoner : organisasi adalah sebuah pola berbagai hubungan yang melalui tiap individu di bawah pengarahan dari atasan dalam mengejar tujuan organiasi.

2.  Max Weber : organisasi ialah sebuah kerangka hubungan yang terstruktur yang didalamnya terdapat adanya wewenang, serta tanggung jawab dan pembagian kerja untuk menjalankan fungsi tertentu.

3.  Schein : Organisasi adalah sebuah koordinasi rasional kegiatan oleh sejumlah orang guna meraih tujuan dengan melalui pembagian pekerjaan serta fungsi melalui hirarki otoritas dan juga tanggungjawab. Karakterisitik dari organisasi menurut Schein antara lain : mempunyai tujuan organisasi, struktur organisasi, saling berhubungan guna mengkoordinasikan aktivitas yang terjadi di dalamnya.

4. Paul Preston dan Thomas Zimmerer : Organisasi adalah sekumpulan individu yang disusun ke dalam suatu kelompok yang saling bekerjasama satu sama lain untuk menggapai tujuan organisasi.

Untuk membuat struktur organisasi, secara ringkasnya ada beberapa tahap yang harus dilakukan, yaitu :

1. Menganalisis business process perusahaan.
  Pertama dengan memetakan proses bisnis yang ada dalam perusahaan dimana kegiatan yang berhubungan dengan teori SIPOC : Supplier, Input, Process, Output dan Customer . Pemetaan ini penting untuk menentukan aktivitas utama dalam perusahaan. Jika sudah dipahami maka akan terlihatlah sebenarnya Customer dari perusahaan itu tergolong di kelompok mana atau perilaku Customer berbasis dimana, apakah berbasis ke perilaku di Produk, atau terjadi karena penggolongan Kelompok Usia, atau terjadi dikarenakan Wilayah / Geografis, atau Project, yang nantinya akan terlihat model organisasi seperti apa yang cocok, yaitu struktur organisasi model Produk, model Wilayah / Geografis, model Project, model Program dll.

2. Mendesain struktur organisasi sesuai proses bisnis dalam perusahaan.
  Mendesain struktur organisasi dimulai dari membedakan antara owner, direksi, manajemen fungsional yaitu keuangan, pemasaran, operasi dan sumber daya manusia yang ada. Hal ini penting untuk membangun sebuah tim untuk menjalankan proses bisnis dalam perusahaan. Dan akan terlihat wewenang, garis komando, pelaporan kepada atasan, otoritas, tidak adanya duplikasi pekerjaan, dll

 

3. Melakukan Job Analisis.
   Dalam melakukan Job Analisis langkah-langkan yang dijalankan adalah : tetapkan jabatan yang akan dianalisis,  tetapkan jumlah sampel / responden, buatlah daftar pertanyaan job analisis yang meliputi kewajiban yang harus dijalankan, job description (berisikan kumpulan tugas-tugas yang melekat pada setiap struktur organisasi dan ini penting untuk dibuat seditail mungkin agar tidak salah. Kumpulan tugas  yang detail akan mampu memberikan gambaran bagaimana setiap orang dalam perusahaan dapat bekerja dengan baik.Job description menggambarkan tugas-tugas yang harus dikerjakan oleh setiap orang dalam perusahaan ),  job specification (persyaratan yang harus dipenuhi oleh setiap orang dalam perusahaan untuk menduduki jabatan dalam organisasi berbasis kepada job description. Hal ini berhubungan dengan syarat pendidikan, pengalaman, sikap, dan syarat teknis lainnya),  job performance ( merupakan tujuan target bagi karyawan & kriteria untuk mengukur keberhasilan kerja yang nantinya bisa disebut sebagai KPI ) .

Manfaat dari job analysis lumayan banyak yaitu : bisa menyusun job desc, job specification, job performance, menetapkan materi pelatihan, merencanakan pengembangan, efisiensi, HR planning.

4. Menentukan hubungan antara posisi dalam struktur organisasi.
  Dengan menjalani langkah ini maka kita dapat tahu bahwa bagaimana setiap orang dalam perusahaan mempertanggungjawabkan pekerjaan mereka. Siapa bertanggungjawab kepada siapa dan biasanya mereka maksimal bawahan setiap orang maksimal delapan orang. Hubungan tersebut harus benar-benar dilihat sebagai sebuah bentuk tanggungjawab untuk setiap keputusan.

Hal ini menggambarkan bagaimana tanggung jawab setiap orang dalam perusahaan dan kepada siapa mereka melaporkan setiap kegiatan dalam perusahaan.

5. Memastikan beberapa syarat terpenuhi untuk Organisasi.

  Tahap ini untuk memastikan lagi tidak terlewat, karena diyakini jika syarat-syarat ini terlewat bisa mengakibatkan organisasi tidak optimal, misalnya seperti : adanya visi dan misi, tujuan yang jelas, pengarahan didalan struktur organisasi, adanya pembagian kerja yang jelas bagi masing-masing anggota.

6. Melakukan evaluasi atas struktur organisasi yang dibuat.
   Pada tahap ini struktur organisasi sudah dibuatkan tapi harus dievaluasi dengan membandingkan antara tujuan dengan capaian. Akan diketahui gap atau kesenjangan antara tujuan dengan capaian dan disinilah peran evaluasi atas struktur organisasi. Jika ada gap maka harus dijadikan dasar apakah ada yang harus diperbaiki bisa dari job performance yang terlalu tinggi atau memang pemangku jabatan belum cakap sehingga perlua adanya pengembangan atau pelatihan. Di tahap inilah teori PDCA harus dijalankan konsisten.

7. Melakukan perbaikan terus menerus.
   Pada tahap terakhir harus melakukan perbaikan terus menerus terhadap struktur organisasi yang ada karena berhubungan dengan bagaimana tujuan yang ditetapkan sebagai dasar pengelolaan sumberdaya manusia, terutama jika ditemukan beberapa fungsi yang belum mencapai performance yang dituju.

   Jika sudah melakukan tahapan-tahapan tersebut maka akan terbentuklah Model Struktur Organisasi yang mempunyai model yang diyakini akan optimal, efektif juga efisiensi, misalnya model struktur organisasi seperti sbb :

Model Struktur Organisasi Fungsional

Sesuai dengan istilahnya, struktur organisasi ini dibentuk mengacu pada fungsi-fungsi yang dibutuhkan oleh organisasi. Biasanya digunakan oleh organisasi kecil yang memiliki sedikit fokus program. Model ini tidak banyak digunakan oleh organisasi yang memiliki beragam fungsi program.Fungsi ini juga tidak membutuhkan fungsi kendali antar wilayah yang kompleks.

Model Struktur berbasis Program atau Produk 

Pada struktur ini, organisasi dibelah berdasarkan produk atau program yang dituju oleh sebuah organisasi. Dengan model ini, organisasi dapat mengontrol kinerja berbasis capaian pada masing-masing fokus (core) yang menjadi bagian utama dari organisasi. Setiap lokus memiliki target pencapaian yang spesifik.

Model Struktur Organisasi Berbasis Wilayah (Geografis)

Sebuah organisasi yang memiliki cakupan wilayah cukup besar dapat mengadopsi model struktur ini. Pembagian kerja besar pada struktur ini dibagi bedasarkan wilayah kerja. Hal ini kemudian perlu didudukkan kembali dalam kajian elemen struktur, salah satunya yang berkaitan dengan sentralisasi dan desentralisasi kewenangan masing-masing wilayah. Masing-masing wilayah memiliki struktur sendiri yang sesuai dengan fokus masing-masing.

Model Struktur Organisasi Matriks

Organisasi dengan kebutuhan yang kompleks terkadang memilih model struktur yang disebut struktur berbasis matriks. Organisasi yang menerapkan model ini umumnya adalah organisasi dengan urusan dan fokus yang kompleks. Model organisasi ini memiliki tantangan besar dalam rentang koordinasi dan pengawasan mengingat kompleksitas fokus dan cara bekerja yang sudah dikelola oleh organisasi. Model ini menggabungkan model fungsional, geografis dan model produk sebagai satu kesatuan yang saling berhubungan.

Berdasarkan model-model diatas jadi selain mengacu kepada SIPOC ( sesuai yang dijelaskan diatas ) boleh dikatakan juga model struktur organisasi dipengaruhi oleh luas lingkup organisasi ( Customer menetap  / tinggal), Jumlah pekerja ( Costumer menyukai banyak produk , Wilayah ( Customer menetap / tinggal ), Lingkungan internal ( Customer menetap / tinggal )

Demikian cara membuat struktur organisasi, dimulai dari tahapan-tahapannya seingga terbentuklah model yang sebenarnya dari awal sudah bisa diketahui arah model struktur organisasi yang akan teberntuk berdasarkasn SIPOC.