HRIS dan tahapannya agar bisa dijalankan di Perusahaan

HRIS didefinisikan sebagai sistem yang menyediakan informasi bagi manajer secara menyeluruh tentang SDM organisasi, sebagaimana yang diungkapkan ( McLeod & Schell, 2007 ) dan prakteknya HRIS adalah software / aplikasi online yang menunjang Personnel Manegement dengan mendapat support dari  Fungsi IT yang didalamnya terdapat tiga model fungsi utama yaitu Input, Maintenance, Ouput.

Secara singkatnya, dengan HRIS ini Fungsi SDM dapat memiliki database Karyawan yang terpusat, bisa memproses gaji dengan otomatis, dapat mengembangkan kualitas reporting, fungsi HR  dapat terintegrasi, mengurangi error, adanya keamanan pada database HR, penggunaan kertas dapat dikurangi, akses bisa dari mana saja dan kapan saja, dan masih ada yang lain.

HRIS mempunyai komponen-komponen penting dalam mensupport Personnel Management atau fungsi HR, yaitu:

1. Database Karyawan yang terpusat : fungsi HR mempunyai adanya data karyawan yang terpusat, sehingga penyalahgunaan karyawan di perusahaan tidak akan mungkin terjadi ataupun mudah dilakukan
2. Time Attandance : fungsi HR dapat mengauto calculate gaji variabel / tunjangan – tunjangan yang berubah yang dipengaruhi oleh ketidakhadiran karyawan
3. Employee Self Sistem : karyawan dapat mengurus administrasi HR tanpa bantuan pihak HR secara langsung dan dapat langsung melakukan transaksi yang berhubungan dengan HR secara langsung, misalnya pengajuan cuti, pangajuan bukti tidak masuk, disinilah peran efisien pemakaian kertas akan timbul
4. Talent Management : HR dapat melihat informasi produktivitas karyawan, kinerja karyawan yang bersangkutan dapat tampil pada HRIS, sehingga HR dapat lebih mudah memilih karyawan yang cocok untuk dipromosikan atau diberi tanggung jawab lebih.
5. Payroll : team Payroll dalam HR bisa menggunakan komponen ini untuk proses & calculate gaji bulanan, tax income, BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, dst.
6. Evidence : HR dapat mengambil evidence-evidence yang diperlukan disaat dibutuhkan, misalnya disaat mendapat kunjungan oleh Audit Internal ataupun eksternal, disaat mendapatkan keluhan atau komplain, bahkan disaat menghadapi somasi terkait perjanjian kerja, dll.

Tidak jarang ada Praktisi HR ataupun Professional HR kesulitan untuk menjalankan HRIS didalam perusahaannya, sebenarnya ada beberapa sebab Praktisi HR ataupun Professional HR kesulitan dalam menjalankan HRIS, yakni diantaranya adalah :

• Belum paham benar dengan makna atau pengertian dari HRIS.
• Latar belakang praktisi HR / Profesional HR yang tidak mau untuk masuk ke ranah detil dan menggunakan logika dalam berpikir atau cenderung berpikir kepada hasil.
• Bahwa dalam HRIS ada kunci dasar untuk memasukkan suatu data ke HRIS yaitu jangan GIGO ( Garbage In Garbage Out ), jika ada data input yang tidak sesuai dengan field-field di HRIS maka pastinya outputnya akan menjadi problem, contoh jika input angka nomor ktp kurang digit maka output akan problem, jika input nomor rekening salah maka akan berdampak fatal, jika memasukkan kode struktur organisasi yang tidak sesuai untuk karyawan baru maka report per struktur organisasi akan salah berdampak kepada cost center, dll.
• Kesabaran disaat memproses suatu proses di HRIS ternyata tidak berhasil dan menemukan akar permasalahan penyebab gagalnya proses di HRIS.
• Input sudah ok, tapi harus pastikan proses calculate dan output harus ok juga.

Oleh karena itu jika ingin HRIS bisa berjalan ok, maka berikut adalah tahapan-tahapan yang harus dilakukan :

1. Pahami pengertian dari HRIS ( manfaat, tujuan, kelebihan ), sosialisasikan juga kepada team akan manfaat, tujuan, dan fungsi HRIS. Karena nantinya HRIS juga akan digunakan oleh Team HR ataupun organisasi terkait, maka mensosialisasikan manfaat, tujuan, kelebihan akan HRIS kepada team atau organisasi terkait sangat penting yaitu agar HRIS dapat dijalankan dan mendukung goals organisasi. Buatlah rencana terarah dan batas waktu yang masuk akal untuk HRIS ini selesai diuji coba dan sudah bisa digunakan.
2. Berpikirlah logika dan mau keranah detil untuk pegecekan dan pencari penyebab gagalnya proses-proses di HRIS.
3. Pilih HRIS yang mudah di jalani, dimulai dari input, proses, dan output. HRIS berbeda dengan Payrol Sistem jadi HRIS harus bisa mengakomodir semua pilar HR / HC.
4. Ada beberapa HRIS memberikan programnya dan mendapatkan pembayaran dari jumlah username / otorisasi, juga jumlah karyawan yang akan masuk didatabase HRIS, oleh karena itu tentukan berapa & siapa username yang akan menggunakan HRIS tersebut dan tentukan jumlah karyawan yang akan masuk di database HRIS.
5. Cari tahu apakah ada sistem back up, dan jika ada upayakan backup otomatis diluar jam kerja supaya tidak mengganggu penggunaan HRIS pada jam kerja.
6. Letakkan Data-data HRIS di sever yang tidak bisa tersentuh orang lain kecuali oleh karyawan yang sudah diberikan kepercayaan karena terkait dengan confidential.
7. Ambil semua file Struktur Organisasi di Perusahaan, dan masukkan ke HRIS atau membuat semua struktur organiasasi di perusahaan ada di dalam HRIS.
8. Jika diperlukan kode jabatan atau pun kode struktur organisasi, masukkan juga ke HRIS, tapi ingat jangan sampai ada double kode jabatan ataupun double kode struktur organisasi, karena jika ada double kode kemungkinan akan terjadi adanya data yang tidak terproses.
9. Jika perusahaan mempunyai banyak karyawan, maka pintakan ke pic HRIS agar adanya sistem Upload ( menu memasukkan data secara massal ) & download, selain menu submit/entry per orang.
10. Jika semua struktur organisasi di perusahaan sudah ada / masuk ke HRIS, maka masukkan semua bidata karyawan komplit ke masing-masing posisi di setiap organisasi yang sesuai dengan cara upload tentunya. Pastikan semua field di biodata, terutama posisi/jabatan & nama karyawan masuk ke HRIS & sesuai dengan struktur organisasi yang ada.
11. Masukkan scan perjanjian kerja dan scan-scan dokumen dalam masterfile ke HRIS, karena seharusnya HRIS bisa menyimpan Scan dokumen di masing-masing database karyawan, sehingga jika membuka satu karyawan di HRIS maka akan terlihatlah semua file-file scan. Hal ini juga berguna sebagai tempat penyimpanan evidence-eidence kekaryawanan.
12. Masukkan schedule time, biasanya di HRIS ada field schedule time, jadi jika sudah dimasukkan maka akan terlihat yang mempunyai schedule masuk shift siapa saja, yang masuk office hour siapa saja.Jangan sampai salah memasukkan schedule time karena jika salah memasukkan, kemungkinan untuk tunjangan shift atau tunjangan yang tercreate dari schedule tidak akan terdisplay dan tidak terbayarkan pada proses gaji bahkan gaji akan berkurang disaat memproses gaji / payroll.
13. Masukkan semua data gaji ke HRIS, misalnya gaji karyawan, tunjangan jabatan karyawan, pinjaman, dst.
14. Masukkan semua formula gaji ke HRIS, seperti perhitungan BPJS Kes 4% ditanggung perusahaan, 1 % dipotong dari upah, formula Pph 21, dst.
15. Cek link dari mesin attend / mesin absensi masuk ke rekap attend untuk mensupport proses potongan gaji dan tunjangan variabel gaji, jika sudah ok maka bisa melalui tahapan berikutnya.
16. Cobalah memproses Proses Gaji sampai ke Rekap Gaji yang terlihat di HRIS yaitu hasil dari ouput proses gaji dan bandingkan dengan Rekap Gaji yang proses Manual. Jika hasilnya jumlah karyawan, jumlah total gaji, jumlah masing-masing gaji angkanya sama dengan rekap gaji manual maka HRIS untuk memproses gaji hingga print rekap gaji sudah berhasil.
17. Datalah semua laporan yang harus dibuat dan diberikan ke Manajemen untuk dihasilkan di HRIS, tujuannya agar setiap bulannya semua Laporan HR bisa diprint langsung dari HRIS.
18. Coba print semua surat menyurat dari HRIS, seperti Surat Keterangan, Surat Mutasi, Surat Perjanjian Kerja, jika sudah berhasil maka secara Personaliajuga , HRIS sudah bisa dijalankan, selain sebagai tempat penyimpanan evidence-evidence.
19. Kemudian usulkan dashboard HR yang diperlukan untuk didisplay dan dilihat oleh Manajemen ke pic HRIS, seperti Turn Over Ratio, Pertumbuhan Karyawan, Persentase Absensi, Jumlah Karyawan perakhir bulan, Jumlah karyawan in out perakhir bulan, Karyawan jatuh tempo habis kontrak dan masih banyak yang lainnya, yang mencerminkan hanya angka saja dan diagram ( bukan rincian, karena rincian ada di data penunjang laporan )
20. Jika Rekap Gaji sudah ok, rekap Pph 21 sudah ok, semua surat-surat kepersonaliaan bisa disimpan dan dicetak sudah ok, laporan HR untuk per akhir bulan sudah ok dan dashboard HR sudah ok, maka HRIS sudah diperusahaan sudah ok, Fungsi HR dengan HRIS-nya sudah berjalan

 sosialisasi kepada team akan pentingnya HRIS, manfaat, tujuan, kelebihannya untuk team atau organisasi

Demikian pengertian atau pemahaman HRIS, dan tahapan-tahapan agar HRIS bisa dijalankan di perusahaan. 

Semoga bermanfaat.