Personnel Management

Sebagai pilar dalam HR / HC, Personnel Management adalah pengelolaan dalam menyusun dan menjalankan prosedur sistem informasi kepersonaliaan apakah inputan atau output berupa data, soft file, hard file, dll, untuk mendukung pengambilan keputusan di bidang SDM yang handal, akurat, aktual, up to date dan terpercaya.
 

Sebagus dan sekuat apapun peraturan dan prosedur kerja yang dibuat dan dijalankan di perusahaan, tetapi jika tanpa disupport dengan sistem informasi kepersonaliaan yang handal, akurat, aktual, up to date dan terpercaya, maka pengambil keputusan atau manajemen tidak akan optimal bahkan tidak akan maksimal dalam hasil keputusannya.

Output ataupun goals dari pilar Personnel Management, perusahaan mempunyai sistem informasi kepersonaliaan yang mampu menyimpan, merecord, mengolah, cepat menyajikan, menjaga, merahasiakan yang perlu dirahasiakan semua file/dokumen/data/form/informasi ketenagakerjaan serta mampu mengintegrasikan semua fungsi ke-HRD-an.

Oleh karena itu perusahaan harus mengembangkan sistem administrasi dan informasi sumber daya manusia yang terintegrasi dalam mendukung employee tracking system dan membuat control system untuk menjamin pelaksanaan prosedur, kebijakan, dan kewenangan yang diatur dalam Human Resource Management.

Bagaimana dengan Human Resources Information System atau familiar disebut HRIS?, Apakah HRIS adalah sama dengan Personnel Management, jawabannya adalah HRIS tidak sama dengan Personnel Management, tapi HRIS bisa merupakan bagian dari HRIS & mensupport Personnel Management dengan sangat baik.

Mengapa HRIS tidak sama dengan Personnel Management, karena untuk menjalankan atau mengoperasikan HRIS dibutuhkan pegelolaan atau cara mengelola HRIS tsb yakni Personnel Management ( Pengelolaan Personalia ) tsb, alias HRIS tidak bisa berdiri sendiri. HRIS hanya bisa menyimpan, mendata, merecord, memproses, mengeluarkan data, sedangkan Personnel Management sangat luas, dimulai dari penerimaan, pendataan, penjagaan dokumen, bagaimana dokumen tidak bocor, dst.

Secara garis besar beberapa tahapan dalam membentuk tercapainya Personnel Management, yaitu :

1. Datalah semua proses di HR yang menggunakan file/dokumen/berkas/data/angka/form/dst secara garis besar dengan perhatikan semua proses di HR berdasarkan dari SIPOC ( Supplier Input Process Output Costumer ).
2. Buatlah list/daftar/file/dokumen/berkas/data/angka/form/dst yang merupakan input dari semua proses HR tsb.
3. Pelajari dan analisa flow semua proses di HR yang menggunakan file/dokumen/berkas/data/angka/form/dst tsb secara garis besar juga perhatikan semua proses di HR dimulai dari SIPOC-nya ( Supplier Input Process Output Costumer ).
4. Datalah semua proses tsb selain dengan SIPOC juga dengan teori 5M : Man ( siapa saja yang menjadi Supplier/Penyupply/Pemberi File atau dokumen atau data, yang melakukan input, yang melakukan proses, yang melakukan output / menhasilkan output, dan konsumen/mengkonsumsi output dari semua proses HR ), Metode ( perlunya dibuatkan metode Performance Management ), Mesin ( perlu tidaknya mesin untuk mendukung Personnel Manegement, bisa jadi HRIS adalah mesinnya,mesin finger print, dll ), Material ( alat-alat / bahan-bahan apa saja untuk mendukung semua proses, apakah bulpen/brankas/filing cabinet, dll ), Money ( uang / anggaran untuk semua proses di HR tsb ).
5. Apabila sudah mempelajari dan menganalisa semua proses HR berdasarkan SIPOC dan 5M nya, buatlah susunan semua proses di HR yang sudah dianalisa tsb menjadi SOP atau Flowchart atau WI dengan diskusi team HR.
6. Jika SOP semua proses di HR sudah dibuat dan disepakati, buatlah semua report/laporan HR yang dibutuhkan untuk  Costumer ( Manajemen. User, Komisaris, Peserta Meeting, Fungsi lain, dll ).
7. Tahapan selanjutnya adalah apabila dibutuhkan HRIS untuk mensupport Personnel Management, maka pilihlah HRIS yang bisa menyimpan inputan dokumen/file/soft file,dsb dalam bentuk soft copy dan HRIS yang bisa mengeluarkan output berupa semua laporan, dan juga summary report HR yang disebut Dashboard.
8. Kemudian tahap selanjutnya adalah pilihlah tempat yang nyaman dan aman untuk penyimpanan semua inputan yang bersifat fisik dari proses HR ( file master karyawan, surat perjanjian kerja, surat rekrut, surat pernempatan), apakah gudang arsip kemudian brankas kemudian filling cabinet, dll  juga tentukan masa kadaluwarsanya.
9. Sesudah semua dilakukan akhirnya anda sudah mempunyai SOP semua proses HR, Laporan/Report semua proses HR, Data input smua proses HR, tempat penyimpanan maka langkah berikutnya adalah mendata semua hal tsb dalam satu dokumen, dan dokumen tersebut bisa diberi nama dengan Dokumen Personnel Management.
10. Buatlah monitoring dan controling untuk Personnel Management ini, karena jika Personnel Management yang bagus, tapi dalam perjalananya tidak dimonitoring dan dicontroling, maka Personnel Management tsb bisa berubah menjadi berubah arah dari tujuannya dan tidak bermanfaat. Bahkan jika perlu dimasukk kedalam Job Performance dalam memonitoring dan mengcontrollingnya.
11. Langkah terakhir adalah buatlah program PDCA, selain monitoring dan controling untuk Personnel Management ini, karena tidak menutup kemungkinan adanya perubahan pada iklim dunia bisnis atau aturan-aturan pemerintah, contohnya dengan Revolusi Industri 4.0 yang sedang trend disaat ini.

Demikianlah tahapan-tahapan untuk tercapainya Personnel Management. Dengan tahapan-tahapan tersebut maka Performance Management akan berjalan ok.

Beberapa praktisi HR mungkin tidak tahu akan pentingnya Personnel Management, dengan tidak memperketat pengawasan dari Personnel Management. Justru pemikiran tidak menganggap penting Personnel Management harus dihilangkan atau dibuang jauh, bahkan jika pertama kali seorang Praktisi HR atau Profesional HR bergabung ke Perusahaan baru, maka selain aturan/regulasi yang harus pertama kali dicheck adalah mengecheck Personnel Management ini.

Secara garis besar, Personnel Management mempunyai peran penting pada pilar HC/HR yang lain seperti Industrial Relation Management, Compensation & Benefit Management, Termination / Sparation Management, Peroformance Management, dst.

Pentingnya dari Personnel Management yang ok yaitu ;

• Personnel Management menyimpan,menjaga,merahasiakan evidence-evidence yang penting untuk Perusahaan melalui fungsi HR.
• Personnel Management dapat menunjukkan evidence-evidence yang penting untuk kegiatan Audit Intenal ataupun Audit Eksternal, Komplainan Karyawan, Penyelesaian Perselisihan Hubungan Industrial, Somasi Eksternal Internal, Keluhan Internal karyawan, dsb.
• Personnel Managemen dapat menghasilkan output informasi ketenagakerjaan yang handal, akurat, aktual, up to date dan terpercaya untuk Manajemen dalam pengambilan keputusan

Demikian pembahasan Personnel Management, jadi agar fungsi HR/HC kokoh, maka Personnel Management yang dibuat dan dilakukan harus ok. Karenanya tidak jarang perusahaan-perusahaan bagus atau besar dan familiar berani berinvestasi di Personnel Management dengan cara membeli HRIS untuk mensupport Personnel Management itu sendiri yang berharga mahal sekalipun, agar dalam pengambilan keputusan dapat percaya diri dan cepat.