Performance Management

Secara definisi, Performance Management adalah suatu pendekatan sistematik untuk meningkatkan kinerja individu atau tim dalam mencapai tujuan / target organisasi (Hendry, Bradley and Perkins, 1997).

Perfromance Management sangat penting bagi organisasi pada umumnya dan manajemen lini dalam memahami pekerjaan bawahan (know your job) dan bawahan yang bersangkutan (know your people).

Definisi Performance Management menyinggung 3 hal penting, yaitu :

> Sistematis.

Pengaturan kinerja organisasi, baik secara individu maupun tim merupakan sebuah sistem yang terpadu dengan sistem lainnya, bukan sebuah aktivitas yang terlepas satu sama lain. 

>  Individu / tim.

Target / tujuan organisasi harus diturunkan dan dibagi menjadi beberapa tugas kecil per posisi yang tentunya harus mendukung satu sama lain. Maka dari itu, hubungan sebab akibatnya harus terjaga.

> Tujuan / target organisasi.

Hanya ada 2 tujuan sebuah organisasi / perusahaan, yaitu Profit (Keuntungan) dan Growth (Pertumbuhan). Semua hal yang dikerjakan oleh karyawan haruslah mendukung pencapaian kedua hal ini, bila tidak, maka perlu ditinjau ulang dan direvisi.

Praktek pendekatan Peformance Mangement di dunia usaha dan industri sangat beragam, dan secara tahapannya sesuai proses PDCA dapat disimpulkan ada 4 tahap PDCA-nya, yaitu :

1. Tahap Plan : Performance Planning

  Adalah Membuat tujuan / target yang diharapakan sesuai rencana kerja yang diselaraskan dengan Sasaran Strategis, Key Performance Indicator (KPI), Standar / Target, Aktivitas perusahaan secara SMART (Spesific, Measurable, Achiveable, Realistic, Time-Oriented). Sifatnya adalah Top Down, artinya CEO / President Director harus membuat target perencanaannya dulu secara besaran, barulah diturunkan sampai ke level terendah ataupun staf dll, yang intinya masing-masing perorangan harus mempunyai Invidual Performance Plan.

SMART adalah salah satu konsep yang terkenal untuk merumuskan tujuan secara efektif, yakni Specfic ( tujuan dari target harus jelas, menjelaskan apa yang dilakukan ), Measurable ( harus bisa diukur, pada performance ada 3 jenis tipe untuk measure ini yakni mengukur hasil/result oriented, mengukur perilaku yakni behavior oriented dan trait oriented yakni mengukur karakteristik individu ), Achiveable ( harus bisa dicapai, jangan membuat tujuan yang tidak mungkin bisa dicapai ), Realistic ( masuk akal, membuat tujuan harus masuk akal jangan membuat tujuan yang tidak masuk akal atau berimajinasi ), Time-Oriented ( batasan waktu, tujuan harus mempunyai batasan akhir waktu, apakah dalam periode akhir bulan, akhir triwulan, atau pertgl, setiap tanggal 5, atau setiap tanggal 10, dll ).

Sedangkan ukuran itu mempunyai 3 jenis, yakni : Key Result Indicators ( menggambarkan hasil dari berbagai aktivitas, bersifat kuantitas ), Performance Indicators ( menggambarkan aktivitas yang harus dilakukan ), Key Performance Indicators ( menjelaskan kegiataan/aktivitas yang paling penting untuk mencapai keberhasilan ).

2. Tahap Do : On Going Feedback & Informal Coaching

  Melaksanakan rencana kerja dan melakukan pengawasan. Hal penting yang perlu dilakukan adalah memberikan umpan balik (feedback) terhadap karyawan dari atasan yang bersangkutan untuk kembali meluruskan apa yang mungkin tidak sesuai dengan rencana awal. Selain itu, umpan balik sangat penting untuk memberikan motivasi dan me-recharge energi yang mungkin mulai habis.

Melakukan Coaching dengan konsep IDEAL ( Introduksi, Definisi, Ekplorasi, Aksi, Lihat kembali ). Coaching sendiri harus mempunyai tanggung jawab memberikan umpan balik kinerja, mengarahkan mengembangkan, melatih dan melakukan konseling. Coaching yang efektif bersifat deskriptif tidak sekedar evaluatif, spesifik, fokus pada area yang bisa berubah ( jangan menambahkan materi yang tidak penting ), terjadwal, dimengerti, berdasarkan perilaku, objektif juga seimbang.

 

 Berikan Coaching terkait Performance Management kepada team kemudian berikan coaching individu ( perorangan )

3. Tahap Check : Performance Appraisal & Development Planning

   Mengevaluasi pencapaian kinerja dibandingkan dengan target / rencana kerja. Terlibat pada proses ini adalah Atasan, HRD, dan Top Management, serta karyawan yang bersangkutan.

4. Tahap Action : On Going Feedback & Informal Coaching

  Memberikan penghargaan kepada karyawan atas kinerjanya dan memberikannya catatan pengembangan untuk perbaikan kualitas kerjanya di masa depan.

 Tujuan akhir ataupun hasil dari Performance Management adalah karyawan dapat menghasilkan kinerja terbaik sesuai dengan target yang ditetapkan dan organisasi mencapai Profit dan Pertumbuhan sambil mengembangkan kompetensi karyawan dalam menghadapi tugas-tugas menantang. 

Sumber :

Astra Human Resource Management (AHRM) System

C&G Training