Training Need Analysis ( TNA )

  Untuk memenangkan kompetisi bisnis, sudah menjadi kebutuhan dari perusahaan membuat pengembangan karyawan didalam organisasinya. Pengembangan ataupun pelatihan sebaiknya menjadi salah satu faktor daya traik mencari kandidat di masa depan.

   Ada beberapa survey yang menunjukkan training & kesempatan belajar menjadi pilihan utama kandidat dalam memilih tepat kerja selain branding dari perusahaan, karena secara aktual branding perusahaan tidak menjamin perusahaan tsb mempunyai pengembangan ataupun pelatihan sama sekali, karena pelatihan ataupun pengembangan harus megeluarkan biaya dan perusahaan selalu menganggap / mempersepsikan bahwa program pengembangan atau perlatihan adalah biaya bukan investasi.

   Sebelumnya kita sudah membahas apa itu Orientasi, Pelatihan & Pengembangan, untuk kali ini akan masuk ke perihal yang lebih mendalam dari Pelatihan & pengembangan tsb, yaitu TNA

Program pengembangan  atau pelatihan yang tepat dibutuhkan agar hasil yang diharapkan dapat terwujud yang mendongkrak goalnya perusahaan. Maka, analisa yang baik haruslah dilakukan. Proses yang harus dijalani ini adalah Training Need Analysis (TNA).

Secara definisi, Training Need Analysis adalah proses analisa dan identifikasi kebutuhan training dengan mengacu kepada standar yang diperlukan dan kondisi aktual saat ini.

Komponen utama TNA ada 3, yakni :

1. Kondisi Ideal (I)

   Adalah sebuah kondisi atau standar yang telah ditetapkan, baik bersifat pekerjaan, organisasi, atau individual.

2. Kondisi Aktual (A)

   Adalah sebuah kondisi yang ada pada saat ini, apa adanya.

3. Kondisi Defisiensi (D)

   Adalah sebuah ‘jarak’ yang muncul sebagai akibat pembandingan antara Kondisi Ideal dengan Aktual.

Rumus sederhananya adalah :   

 

Ada beberapa pendekatan dalam melakukan TNA, diantara yang paling populer adalah :

Makro

TNA yang didasarkan kepada kebutuhan organisasi / perusahaan secara umum, sehingga hasil TNA-nya berlaku untuk semua orang yang ada di dalamnya. Maka dari itu, seringkali disebut Organization-Based Analysis.

TNA Makro dapat menggunakan sumber data diantaranya :

- Visi, misi, strategic objective dan target perusahaan.

- Keadaan ekonomi dan finansial perusahaan.

- Perubahan budaya.

- Perubahan teknologi.

- Tema perusahaan, seperti Pengurangan Biaya, Peningkatan Kualitas, dst.

Contoh program hasil TNA Makro :

Training Leadership, Training Motivation, Training New 7 QC Tools.

Mikro.

TNA yang didasarkan kepada kebutuhan kelompok tertentu.

Terdiri dari 2, yaitu :

   A. Task-Based Analysis.

Fokus utamanya adalah apakah standar keterampilan yang dibutuhkan pada sebuah pekerjaan sudah dimiliki oleh si pemegang jabatan atau belum.

   B. Person-Based Analysis.

Fokus utamanya adalah apakah karyawan sudah dapat melakukan pekerjaan sesuai tuntutan atau belum.

TNA Mikro dapat menggunakan sumber data diantaranya :

- Job Description

- Performance Standar

- Performance evaluation

- Observasi kerja

- Interview

- Kuesioner

- Checklist

Contoh program hasil TNA Mikro :

Training Purchasing Administration, Training Internal Audit, Training Teknik Laporan.

Baik Task-Based maupun Person-Based sama-sama memiliki acuan standar pekerjaan, sehingga saling melengkapi.

Hasil TNA akan memberikan gambaran berupa :

1. Kondisi atau isu yang sedang terjadi.

2. Program yang akan dijalankan untuk menangani poin 1.

3. iaya dan sumber daya lain, termasuk support, yang dibutuhkan untuk menjalankan poin .

Secara teori juga penjajakan kebutuhan training dapat dilakukan dengan dua pendekatan utama :

1. Analisis kesenjangan pengetahuan sikap & ketrampilan aktual dengan pengetahuan sikap & ketrampilan yang diiharapkan atau diinginkan.

2. Analisis masalah-masalah atau hambatan yang terjadi karena perlunya peningkatan pengetahuan sikap & ketrampilan.

   Perlu diketahui bahwa program yang muncul tidak harus training, melainkan juga bisa berbentuk non training, seperti : Penugasan, Sosialisasi, Coaching, Pembentukan Tim Kerja, dan lainnya, yang bertujuan untuk mengembangkan karyawan pada akhirnya. Maka dari itu, seringkali TNA diubah menjadi DNA (Development Need Analysis) atau Analisa Kebutuhan Pengembangan (AKP).

Sumber: 
http://rajapresentasi.com/2008/08/training-need-analysis-analisa-kebutuhan-training/ 

Djohani, Rianingsih dan Riza Irfani. 2005. 10 Jurus menulis modul peltihan. Studio Driya Media Bandung

PDCA

    Ada beberapa praktisi HR yang bingung disaat timbul atau terjadinya masalah, mungkin bingung karena harus melakukan apa saja atau karena masalah yang terjadi sudah lama terjadi & terus menerus terjadi atau apa yang harus dilakukan pertama kali hingga seeterusnya dan berbagai macam alasan.

Disaat melead team, biasakanlah memetakan ( mapping ) semua masalah kemudian menjawab / mancari problem solving dengan berbagai macam konsep atau teori. Terutama jika masalah yang terjadi datang secara tiba-tiba & harus kita perbaiki dengan segera, maka kita harus berpikir menggunakan strategi yang secepatnya juga untuk memperbaiki masalah tsb.

Kita harus memperkirakan apakah masalah-masalah tersebut kemungkinan timbul hanya sekali atau timbul bisa berkali-kali dengan frekuensi jarang, banyak atau sering. Untuk masalah-masalah yang kemungkinan hanya timbul sekali maka coba gunakan 5W1H sedangkan untuk masalah-masalah yang timbul berkali-kali maka perlu meggunakan konsep & siklus PDCA.
 

PDCA pada Astra Management System ( AMS )

   
   PDCA merupakan bagian dari Kaizen yang mempunyai kepanjangan Plan, Do, Check, Action. Apakah yang dimaksud dengan Kaizen?, Kaizen berasal dari bahasa jepang yang yakni kai : perubahan & zen : baik, jika digabungkan menjadi perubahan baik, yang berarti perubahan menjadi lebih baik. Kaizen mengacu pada filosofi atau praktek bisnis yang berfokus pada perbaikan terus-menerus pada proses di bidang manufaktur, rekayasa, dan manajemen bisnis. Kaizen diperkenalkan oleh Edward W. Deming guru manajemen mutu dari Amerika yang mengunjungi negara itu untuk memperbaiki keadaan di Jepang. Nah apa hubungan antara Kaizen dengan PDCA?, hubungannya yakni, Langkah pertama dari kaizen adalah menerapkan siklus PDCA sebagian sarana yang menjamin terlaksananya kesinambungan dari kaizen. Jadi PDCA merupakan bagian dari Kaizen yang merupakan langkah pertama dari Kaizen. Tapi kita tidak membahas Kaizen, tapi membahas PDCA yang simple untuk problem solving di Fungsi HR.

Secara umum pengertian PDCA dapat kita artikan secara harfiah, yakni

1. PLAN ( Merencanakan ).

   Tahapan ini mengharuskan Anda meletakkan Sasaran dan Proses yang dibutuhkan untuk memberikan hasil yang sesuai. Adanya perencanaan dari masalah yang ada memang diperlukan , dan langkah-langkah yang akan diambil. Tahap ini umumnya adalah tahap yang paling panjang dari keseluruhan proses PDCA. Artinya, perencanaan yang matang akan membantu kita dalam pelaksanaan dan mencapai hasil optimal.

Dalam merencanakan, ada beberapa hal yang dapat kita lakukan, diantaranya:

• Mendapatkan / menemukan  problem.
• Memilah problem yang cocok untuk menggunakan PDCA sebagai solusi problem solvingnya.
• Menimbang sumber daya team ataupun individu untuk mendukung pencapaian target.
• Membuat timeline aktivitas secara rinci dan tentukan PIC nya atau individu sendiri.
• Dalam menentukan waktunya, jangan lupa untuk mempertimbangkan faktor yang menghambat dalam pelaksanaannya.

2. DO ( Melaksanakan ).

   Tahapan ini mengharuskan anda dan team ataupun individu untuk melakukan apa yang sudah direncanakan dan dicanangkan pada tahap Plan.  Proses kerja disini mengacu pada Jadwal/Shecule yang sudah dibuat, serta melibatkan orang yang terkait. Team ataupun individu harus merealisasikan perencanaan secara disiplin dengan melakukan tahap Do. Dengan demikian, timeline yang jelas akan sangat membantu. Dibutuhkan juga komitmen dan ketahanan diri yang kuat dalam melaksanakan perencanaan yang sudah dibuat. 

3. CHECK ( Mengevaluasi )

   Tahapan ini akan menguji hasil perbaikan yang telah dikerjakan. Tahap Do yang team ataupun individu sudah lakukan harus di Evaluasi dan di Review. Apakah hasil yang diraih seudah sesuai target rencana, atau masih ada penyimpangan. Periksa secara berkala timeline dan aktivitas yang sudah dilakukan. Evaluasi kendala yang terjadi.

4. ACT ( Menindaklanjuti )

   Tahapan akhir sebuah proses PDCA yaitu menindaklanjuti hasil untuk membuat perbaikan yang diperlukan. Ini berarti juga pada tahap Act, team ataupun individu sudah mendapatkan hasil dari Plan, Do, Check, apakah sudah sesuai dengan harapan atau belum sesuai dengan harapan. Jika dianggap masih belum sesuai dengan harapan maka perlu mengulang PDCAnya kembali tapi jika sudah sesuai harapan / masalah teratasi maka Perencanaan atau Program Problem Solving yang sudah dijalankan bisa  dijaikan standarisasi hasil perbaikan agar dapat dipergunakan secara berkesinambungan.  Langkah ini menjadi langkah pertama kembali untuk melihat improvement baru yang bisa dikerjakan. Pertahankan pula aktivitas yang relevan dan efektif dalam pencapaian target. Tahap Action bukan merupakan tahap akhir dalam proses PDCA. Hal ini dikarenakan PDCA bersifat seperti roda, sehingga kita dapat kembali lagi ke tahap Plan / Standarisasi yang dilanjutkan dengan Do – Check – Action, dan seterusnya.

Satu hal lagi, komitmen dan konsistensi dalam menjalankan prinsip PDCA ini juga menentukan keberhasilan kita dalam mencapai mencapai target.

   PDCA biasa digunakan di Praktisi Manufaktur, tapi bukan berarti konsep & siklusnya tidak bisa kita gunakan difungsi selain operational, di fungsi HR / HC PDCA juga bisa digunakan. Pada prinsipnya di dalam PDCA harus ada masalah yang dijabarkan secara terukur, misalnya tidak ada kecelakaan kerja, tidak ada karyawan yang tidak mempunyai perjanjian kerja, tidak ada karyawan yang tidak mendapatkan gaji, dst.

   
   Ada beberapa perusahaan tidak mencanangkan PDCA dengan baik, tapi ada juga yang melaksanakan PDCA dengan sangat ketat. Ada beberapa perusahaan yang mendatangi konsultan, mencoba mengadopsi manajemen dari perusahaan lain, tetapi selama mengutamakan konsep strategi yang bagus dan tidak mengimplementasikan konsep strategi yang bagus tsb, atau antara konsep strategi yang bagus dengan implementasi terdapat jarak yang lebar, maka perusahaan tersebut tidak akan mencapai tujuan perusahaan dengan optimal ataupun maksimal. Terlebih perusahaan-perusahaan yang mempunyai manajeman bagus, selain mempunyai kontrol finansial dan kontrol proses, mereka mempunyai kontorl SDM juga. Oleh karena itu PDCA adalah konsep juga siklus yang bagus dalam problem solving yang baik, selain mampu mengontrol proses PDCA bisa mengontrol SDM.

PDCA pada Astra Management System ( AMS ) & peneranapan PDCA pada Struktur Organisasi

Sumber :

Astra Management System (AMS)