Kanban Metode Problem Solving

Kali ini kita bicara tentang Kanban, walaupun Kanban sangat dikenal dalam Operasional, tapi dalam HR kita bisa mengimplementasikannya untuk Problem Solving. Banyak sekali metode atau konsep-konsep yang biasa diterapkan di luar HR yang bisa menjadi Problem Solving  sebenarnya juga bisa diterapkan pada HR / HC yakni contohnya metode Kanban.

Kanban merupakan istilah dalam bahasa Jepang yang artinya adalah Papan Visual yang pada awalnya dikembangkan sebagai metode untuk memberikan sinyal pada persediaan bahan-bahan produksi di sistem Inventory Just in Time (Sistem Persediaan yang Tepat Waktu). Dengan menerapkan Metode Kanban ini, bahan-bahan produksi dipasok dan tiba pada waktunya sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan sehingga dapat mengurangi biaya penanganan dan penyimpanan.

Menurut pencetusnya, Taiichi Ohno, kanban merupakan salah satu cara untuk mencatat JIT (Sistem Persediaan yang Tepat Waktu). Kanban bukanlah sistem pengontrol persediaan, namun merupakan sistem pengaturan yang membantu menentukan apa, kapan, dan berapa banyak sebuah produk harus dibuat.

Baru-baru ini saya menghandle Project Management di salah satu  Kementerian di Indonesia, dan mengkoordinir tim Kegiatan Project Management tersebut dimana tidak ada hubungannya dengan HR sama sekali. Tapi karena saya sudah menerapkan Kanban untuk salah satu proses pada fungsi HR, maka untuk mengimplementasikan Kanban pada Kementerian tersebut untuk mendukung Project Managemennya maka bisa dilakukan dengan terarah.

Contoh salah satu proses dalam fungsi HR yang saya gunakan mengimplementasi Kanban adalah Pembuatan SOP di HR.

Untuk membuat dan menerapkan metode Problem Solving Kanban diperlukan beberapa tahapan-tahapan sbb :

1. Analisa dan review proses yang dipiilih untuk mengimplementasikan Kanban ,contoh misalnya proses yang dipilih untuk mengmplementasikan Kanban adalah proses yang sepertinya bisa / akan mengalami keterlambatan atau sudah ada proses yang terbiasa mengalami keterlambatan dalam menghasilkan Output

Agar tidak menghabiskan waktu, dikarenakan mengimplementasikan kanban sangat perlu waktu dan pemikiran dalam menetapkan alur kerja maupun penetapan bagian atau sub bagian yang ditetapkan menjadi alur. Jadi pilihlan proses –proses yang harus didampingi dari awal mentah menjadi hasil, misalnya memilih proses-proses yang penting atau proses yang sepertinya bisa / akan mengalami keterlambatan atau sudah ada proses yang terbiasa mengalami keterlambatan dalam menghasilkan Output atau proses yang penting dikarenakan adanya penggunaan uang yang besar. Jangan memilih proses perkerjaan yang tidak terlalu penting untuk menggunakan Kanban, karena dikhawatirkan bukan efektif malah semakin ruwet dikarenakan penetapan alur atau penetepan bagian / sub bagian yang memakan waktu, jadi justru akan memakan waktu, tidak meyelesaikan proses tersebut dengan cepat.

2. Memvisuaslisasikan / menggambarkan Papan Kanban beserta komponennya :

Gambarkanlah atau visualisasikan Kanban tersebut seperti Papan karena sebenarnya Kanban adalah berbentuk Papan, yaitu Papan Kanban. Tapi bukan berarti Papan Kanban harus berupa papan tulis yang besar, tapi bisa berarti papan tersebut dikonversi menjadi kecil ke dalam buku atau kertas atau worksheet atau bisa juga ke sistem aplikasi, dikarenakan banyak sekarang yang menjual papan kanban di sistem aplikasi, diluar negeri sudah banyak yang menjualnya melalui web mereka masing-masing, yang intinya adalah metode itu adalah Papan Kanban.

Maksud dari memvisualisasikan atau menggambarkan adalah buatlah di media kosong apapun misalnya seperti disebut sebelumnya, apakah di buku atau di worksheet pada laptop / pc anda, atau ke slide presentasi anda, dll.

3. Membuat pembagian kolom-kolom pada Papan Kanban untuk perlakuan status pada sub – sub aktivitas yang dijalankan :

Didalam papan kanban tersebut buatlah pembagian kolom-kolom yang intinya membatasi antara perlakuan status pada sub-sub aktivitas, yang pada intinya mewakili keterangan perlakuan pada sub-sub aktivitas tersebut misalnya yaitu =  List – Do – Done, berarti ada sub aktivitas yang ada di List ( masih ada di List / belum dikerjakan ) ,  ada sub aktivitas yang ada di kolom Do ( sedang dijalankan ) dan ada sub aktivitas ada di Done, berarti sub aktivitas yang ada di kolom Done ( sub aktivitas sudah  selesai dikerjakan dan menghasilkan output ).

Disini anda bisa menambahkan atau bisa membuat variasi yang menurut anda bisa paling cocok menggambarkan perlakuan pada sub-sub aktivitas dalam mengatasi proses di tempat anda. Misalnya pada proses yang saya akan jalankan dan saya kawal adalah = Lis – Plan – To Do – In Progress – Analyz – Review – Save. Mengapa saya membuat perlakuannya seperti itu, dikarenakan ada beberapa sub aktivitas yang perlu mendapatkan perhatian khusus dari Koordinator tim bahkan sampai dengan Puncak tim atau Pihak terkait yang berhubungan dengan proses yang posisinya diluar Tim.

4. Membuat Kartu Kanban dan kegunannnya

Untuk mewakili dimasing-masing sub aktivitas, pergunakanlah Kartu Kanban, Kartu kanban merupakan komponen kunci dari implementasi kanban yang digunakan sebagai sinyal kebutuhan yang harus diperhatikan pada sub aktivitas tersebut. Kartu kanban dalam implementasinya tidak selalu berbentuk kartu, melainkan bisa berbentuk wadah, lampu, atau bahkan sinyal komputer atau aplikasi. Disini saya menggambarkan Kartu Kanban dengan diwakili dari warna pada kolom-kolom di Kanban, sehingga disaat sub aktivitas memasuki kolom-kolom pada kanban yang membutuhkan pendampingan oleh level atasan maka akan terlihat dan fungsi atasan akan turun untuk mendampingi dan menganalisa penyebab keterlambatan pada sub aktivitas tersebut.

5. Menetapkan PIC untuk satu sub aktivitas

Tetapkan untuk masing-masing satu sub aktivitas ditangani oleh satu PIC, atau satu PIC bisa mengerjakan beberapa sub aktivitas tapi didalam pengerjaan satu sub aktivitas didantara beberapa sub aktivitas tersebut tidak boleh ditangani juga oleh PIC yang lain. Jangan membuat satu aktivitas bisa dikerjakan oleh lebih dari satu pic, dikarenakan jika ada satu sub aktivitas dikerjakan oleh lebih dari satu PIC maka disaat pengerjaannya akan menjadi tidak fokus bahkan tidak selesai-selesai.

Disaat memasuk kolom di papan kanban yang membutuhkan peranan pimpinan untuk ikut serta mengawal satu sub aktivitas, misalnya dalam Papan Kanban saya adalah pada kolom In Progress, Analyz dan Revew.

Pada tahapan ini, kita dapat tahu PIC mana yang sedang tidak mengerjakan sub aktivitas, sehingga harus mengambil sub aktvitas dan mengerjakannya. Atau PIC yang sedang sibuk masih melakukan sub aktivitas yang masuk di kolom In Progres yang membutuhkan perhatian dari leader.

6. Menetapkan lead time

Tetapkanlah lead time, agar sub-sub aktivitas dapat terpantau perkiraan mengalami problem dikarenakan apa, karena walaupun ada kolom-kolom perlakuan statu sub-sub aktivitas, kita tidak boleh mengandalkan juga. Hal ini untuk mengatasi jika PIC lupa dalam melakukan sub aktivitas atau PIC lupa dalam meletakkan Katu Kanban posisinya di kolom mana atau PIC terlambat dalam meletakkan Katu Kanban posisinya di kolom yang seharusnya diletakkan,

7. Monitoring Papan Kanban dengan konsisten dan konsekuen

Jika anda adalah leader pada Tim yang menjalankan Kanban ini, anda sebaiknya harus memonitoring Kanban ini. Buatlah periode harian atau 2 harian dalam memantau Kanban. Sesekali pertanyakan ada permasalah di sub aktivitas mana. Jika ada sub aktivitas yang harus anda dampingi, anda harus hadir dan mendampingi, dengan target jangan sampai ada keterlambatan dalam mencapai / mendapatkan hasil ( semua sub aktivitas harus cepat atau sesuai waktu di kolom Done atau Save )

Jika anda adalah PIC atau aggota tim kanban, anda harus jujur dalam memberikan perlakuan sub aktivitas, karena jika anda tidak jujur maka kemungkinan adanya sub aktivitas yang tidak mencapai  / selesai bisa terjadi.

Disinilah peran dari semua anggota harus konsisten dan konsekuen dalam mengimplementasikan suatu proses ke metode Kanban.

Demikian pengertian atau pemahaman Kanban sebagai Problem Solving, dan tahapan-tahapan agar Kanban bisa membantu anda dalam mengatasi permasalahan yang ada pada pekerjaan.