Requisite Organization

Baru-baru ini ada Klien kami yang ingin struktur organisasinya dirombak, klien kami adalah perusahaan besar, mempunyai banyak bisnis unit. Tapi entah kenapa untuk membuat struktur organisasi masih bingung, tapi ini menjadi hal yang positif buat kami, karena kami dapat memberikan ilmu tentang Struktur Organisasi dan mengimplementasikannya kepada merekayang membuat perusahaan mereka dapat optimal dan maksimal dalam mencapai target perusahaan dibandingkan sebelumnya. Untuk klien ini kami mengajukan Requisite Organization.

Organisasi yang efektif adalah organisasi mempunyai strategi dan struktur yang saling terhubung, apabila hal tersebut sudah tercapai maka organisasi tersebut akan bisa mencapai tujuan dan memaksimalkan dampak pasar ke dalam perusahaan.

Requisite Organization adalah organisasi yang membuat struktur, peran, dan akuntabilitas yang

mendukung strategi dari Perusahaan. Akuntabilitas adalah hasil kesepakatan tentang semua aspek

yang akan dilakukan. Untuk mencapai tujuan jangka panjang memang harus melakukan pekerjaan

yang benar. Requisite Organization merupakan sebuah metode yang secara jelas mendefinisikan sifat

pekerjaan dan hubungan yang diperlukan di seluruh organisasi untuk memungkinkan hasil yang

diinginkan. Jika diimplementasikan dengan benar, setiap karyawan akan tahu apa yang mereka laku

kan, hasil dari apa yang mereka lakukan, apa yang dilakukan karyawan lain dan cara bekerja dengan

karyawan lain.

Karena struktur adalah elemen penting dari keberhasilan strategis, maka perlu memiliki proses yang

untuk mengikuti keselerasan struktur dengan strategi dan membimbing pengembangan peran yang

tepat untuk mengatur panggung untuk praktik kepemimpinan manajerial yang efektif. Tujuan struk

tur adalah untuk melayani strategi dan harus dirancang dengan hati-hati untuk melayani tujuan ini. 

Ada beberapa langkah menuju Requisite Organization, yaitu :

1. Membuat struktur untuk mendukung strategi perusahaan.

Requisite Organization juga merujuk bentuk organisasi pada seven level organization ( L7 ). Menurut L7, seberapapun kompleksitas pekrjaannya hanya akan dibagi dalam tujuh level dalam penyelesaiannya.

Walaupun dengan bentuk organisasi pada seven level organization ( L7 ), Organisasi ini memiliki model manajemen tiga tingkat untuk memungkinkan masalah, peluang, dan konflik terjadi diselesaikan dengan cepat. Sebagai contoh, eskalasi Manajemen: jika keputusan tidak disetujui pada tingkat peran, keputusan itu adalah meningkat hingga mencapai manajer lintas - manajer yang melapor ke kedua fungsi bisnis. Manajer ini akan membuat keputusan akhir. Strukturnya adalah sebagai berikut dan berlaku untuk semua lapisan organisasi tergantung pada di mana Anda duduk di model.

2. Kembangkan Misi dan tinjauan untuk setiap Unit Bisnis Fungsional

Misalnya, jika ditentukan bahwa organisasi memerlukan lima bidang fungsional penjualan, pemasa

ran, teknologi, sumber daya manusia dan keuangan, maka pernyataan misi fungsional yang meng

gambarkan tujuan umum masing-masing fungsi dan akuntabilitas, pada tingkat pekerjaan yang

sesuai, harus dikembangkan dan ditulis.Kerangka kerja strata ini (atau level kerja) memberikan

arahan untuk mengembangkan hierarki pekerjaan yang ditugaskan ke level yang tepat berdasarkan

rentang waktu peran, dan memastikan penugasan hubungan pelaporan yang benar ke strata yang

sesuai. Sangat penting bahwa desain struktur organisasi mengikuti prinsip bahwa bawahan hanya

harus melaporkan kepada manajer yang setidaknya satu strata lebih tinggi dalam hierarki

3. Mengidentifikasi Struktur Organisasi yang ada

Pada langkah ini diperlukan adanya wawancara, yakni mewawancarai semua staf yang merupakan

manajer atau lebih tinggi, dan melakukan wawancara kelompok dengan staf garis depan dan pe

ngawas, untuk mempelajari tentang pekerjaan yang mereka lakukan dan sifat pengajaran, pela

tihan, bimbingan, komunikasi, pembinaan dan pendampingan, dan komunikasi yang mereka

terima dari orang-orang dalam hierarki di atas mereka.

Dalam survei Penilaian Diri Peran, setiap karyawan diminta untuk meninjau daftar atribut dan

memilih lima atau enam yang paling menggambarkan akuntabilitas pekerjaan mereka saat ini

dengan meletakkannya pada form Peran Atribue Peniliaian Diri Sendiri. Instruksi serupa

diberikan kepada manajer yang menilai bawahan mereka. Manajer diminta untuk menyele

saikan penilaian untuk bawahan mereka dengan meletakkan pada form form Peran Atribut

Peniliaian Bawahan, berdasarkan pada struktur organisasi perusahaan yang ada disebut seba

gai 'Organisasi Manifes'. 

4. Membuat penyesesuaian strategis organisasi yang berstratifikasi Struktur

Pada titik ini, fokusnya adalah menciptakan desain dan peran organisasi yang sesuai untuk mendukung strategi. Tugasnya bukan memulai dengan staf yang ada dan menemukan peran yang sesuai untuk masing-masing dari mereka. Mungkin kasus petahana saat ini tidak cocok untuk peran baru, atau peran dihilangkan karena pekerjaan dianggap tidak lagi menambah nilai ekonomi yang cukup untuk output bisnis (mungkin akan di-outsourcing), atau peran baru dibuat menawarkan peluang tempat kerja baru.

5. Menentukan Peran / Deskripsi pekerjaan untuk struktur baru

Struktur organisasi memerlukan deskripsi pekerjaan atau peran. Tidak ada format standar universal

untuk deskripsi pekerjaan, jadi Anda perlu menemukan atau membuat format yang Anda sukai.

Paling tidak, kuncinya adalah membuat dokumen yang mengidentifikasi tanggung jawab utama dan

akuntabilitas masing-masing peran dengan cara yang menangkap ukuran atau berat peran. (misalnya

akuntabilitas seperti "meningkatkan kesadaran produk dan penjualan di antara pelanggan yang

ditargetkan" lebih disukai daripada kegiatan seperti "menghadiri pertemuan pengembangan kam

panye dengan agensi"). Mengetahui semua ini mengarah pada keterlibatan karyawan, inovasi,

komunikasi dan kepentingan pribadi dalam kinerja organisasi. Alat yang digunakan untuk meng

aktifkan pekerjaan ini yaitu form profil peran.

Form Profil peran adalah dokumen yang dinegosiasikan antara manajer dan karyawan, Form  Profil peran memperjelas mengapa mereka ada dan bagaimana bekerja dengan orang lain. Tidak seperti deskripsi peran yang umum, profil peran bukanlah tugas khusus (bagaimana pekerjaan dilakukan), tetapi lebih pada hasil spesifik (apa yang perlu dicapai).

Halaman dua adalah tempat profil peran sepenuhnya membedakan dirinya. Halaman ini berisi tentang apa yang dibutuhkan peran di luar itu sendiri untuk mencapai hasil.

6. Membentuk Struktur Organisasi berdasarkan penggabungan langkah-langkah sebelumnya

Pada langkah ini semua langkah-langkah sebelumnya digabungkan hingga menjadi Requisite Organization yang mana mempunyai arah bergerak yang linier dengan strategi perusahaan ( turunan dari misi & visi perusahaan ), di setiap bisnis unit fungsi selaras dengan struktur induknya, masing-masing posisi didalam layer struktur organisasi dapat tahu akan akuntabilitasnya masing-masing, struktur yang dapat menyesuaikan strategis organisasi dan masing-masing karyawan akan tahu dan paham dari tanggung jawab serta akuntabilitas mereka secara posisi di dalam struktur organisasi yang membuat terpenuhi Requisite Organization ini.

Compensation and Benefit Management

Compensation and Benefit Management adalah aspek yang berfungsi untuk menyusun strategi hingga implementasi atas seluruh kompensasi yang diberikan kepada karyawan yang mengacu pada kondisi pasar, regulasi pemerintah, kompetensi, dll.

Kompensasi menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) adalah imbalan berupa uang atau bukan uang (natura), yg diberikan kpd karyawan dl perusahaan atau organisasi.

Sedangkan benefit menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) adalah manfaat, keuntungan, laba, kepentingan, kebaikan, guna, faedah.

Adapun contoh-contoh dari masing-masing Kompensasi dan Benefit adalah sbb :

1.      Kompensasi.

Terbagi menjadi 2 :

a)      Financial (Direct : Gaji, bonus, komisi. Indirect : Liburan, Asuransi, Perawatan Anak, dst)

b)      Non Financial (Penghargaan, Pengembangan Pribadi)

2.      Benefit.

Bentuknya dapat berupa : Skema Pensiun, COP (mobil), MOP (motor), LOP (laptop), HOP (rumah), dst.

Tujuan dari Compensation and Benefit Management adalah untuk membuat karyawan tertarik untuk bekerja diperusahaannya, karyawan betah bekerja diperusahannya, karyawa termotivasi dalam bekerja hingga menjadi karyawan produktif dan karyawan dapat berbuat suatu hal yang menambah value bagi perusahannya.

Di dalam dunia Compensation and Benefit Management kita mengenal istilah konsep 3 P, yaitu :

1.        Pay for Position

Seseorang diberikan balas jasa berdasarkan Job Value dengan mempertimbangkan Internal Equitability (adil di dalam perusahaan) dan External Competitiveness (kompetitif dibandingkan perusahaan lain yang sejenis).

Contoh : Gaji Supervisor vs Gaji Manager.

2.        Pay for Person

Seseorang diberikan balas jasa berdasarkan peningkatan kompetensi dan Human Asset Value (HAV).

Contoh : Gaji matrik skill 50% vs matrik skill 75%.

3.        Pay for Performance

Seseorang diberikan balas jasa berdasarkan kinerjanya.

Contoh : Gaji menyelesaikan target 50% vs target 75%.

Apakah perbedaan anatara Compensation and Benefit Management, Remunerasi dan Payroll.

Remunerasi menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) adalah pemberian hadiah (penghargaan atas jasa dan sebagainya); imbalan. Sedangkan Payroll menurut arti dari bahasa Inggris ke bahasa Indonesia adalah Daftar gaji / upah dan menurut istilah akuntansi adalah daftar karyawan dan upah karyawan tersebut.

Jadi ada perbedaan antara Comben dengan Remunerasi dan Payroll, Comben mempunyai pengertian yang lebi luas daripada remunerasi dan payroll, yakni Comben berawal dari stategi perusahaan tentang hak akan yang diberikan ke setiap karyawan, kemudian mengawasi apakah efektif untuk keperluan perusahaan tersebut, hingga sampai diawasi apakah sampai ke masing-masing karyawan, kemudian menentukan lagi apakah strategi tersebut masih bisa dijalankan atau direvisi dan hal tersebut terus diulang bekali-kali, sedangkan untuk remunerasi berada didalam Compensation and Benefit Management juga dengan Payroll. Remunerasi hanya sebatas memberi hak kepada karyawan tanpa perlu memikirkan strateginya juga Payroll, tidak perlu memikirkan strategi dalam menyusun hak yang diberikan ke karyawan, tetapi Payrol berfungsi untuk menyajikan data gaji karyawan yang akan dibayarkan ke karyawan.

Dasar Hukum Compensation and Benefit Management:

>  UU No 13 th 2003 ttg Ketenagakerjaan Pasal 88 sd Pasal 98

>  PP RI No 78 th 2015 ttg Pengupahan

>  Permenaker RI No 1 th 2017 ttg Struktur dan Skala Upah

Kanban Metode Problem Solving

Kali ini kita bicara tentang Kanban, walaupun Kanban sangat dikenal dalam Operasional, tapi dalam HR kita bisa mengimplementasikannya untuk Problem Solving. Banyak sekali metode atau konsep-konsep yang biasa diterapkan di luar HR yang bisa menjadi Problem Solving  sebenarnya juga bisa diterapkan pada HR / HC yakni contohnya metode Kanban.

Kanban merupakan istilah dalam bahasa Jepang yang artinya adalah Papan Visual yang pada awalnya dikembangkan sebagai metode untuk memberikan sinyal pada persediaan bahan-bahan produksi di sistem Inventory Just in Time (Sistem Persediaan yang Tepat Waktu). Dengan menerapkan Metode Kanban ini, bahan-bahan produksi dipasok dan tiba pada waktunya sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan sehingga dapat mengurangi biaya penanganan dan penyimpanan.

Menurut pencetusnya, Taiichi Ohno, kanban merupakan salah satu cara untuk mencatat JIT (Sistem Persediaan yang Tepat Waktu). Kanban bukanlah sistem pengontrol persediaan, namun merupakan sistem pengaturan yang membantu menentukan apa, kapan, dan berapa banyak sebuah produk harus dibuat.

Baru-baru ini saya menghandle Project Management di salah satu  Kementerian di Indonesia, dan mengkoordinir tim Kegiatan Project Management tersebut dimana tidak ada hubungannya dengan HR sama sekali. Tapi karena saya sudah menerapkan Kanban untuk salah satu proses pada fungsi HR, maka untuk mengimplementasikan Kanban pada Kementerian tersebut untuk mendukung Project Managemennya maka bisa dilakukan dengan terarah.

Contoh salah satu proses dalam fungsi HR yang saya gunakan mengimplementasi Kanban adalah Pembuatan SOP di HR.

Untuk membuat dan menerapkan metode Problem Solving Kanban diperlukan beberapa tahapan-tahapan sbb :

1. Analisa dan review proses yang dipiilih untuk mengimplementasikan Kanban ,contoh misalnya proses yang dipilih untuk mengmplementasikan Kanban adalah proses yang sepertinya bisa / akan mengalami keterlambatan atau sudah ada proses yang terbiasa mengalami keterlambatan dalam menghasilkan Output

Agar tidak menghabiskan waktu, dikarenakan mengimplementasikan kanban sangat perlu waktu dan pemikiran dalam menetapkan alur kerja maupun penetapan bagian atau sub bagian yang ditetapkan menjadi alur. Jadi pilihlan proses –proses yang harus didampingi dari awal mentah menjadi hasil, misalnya memilih proses-proses yang penting atau proses yang sepertinya bisa / akan mengalami keterlambatan atau sudah ada proses yang terbiasa mengalami keterlambatan dalam menghasilkan Output atau proses yang penting dikarenakan adanya penggunaan uang yang besar. Jangan memilih proses perkerjaan yang tidak terlalu penting untuk menggunakan Kanban, karena dikhawatirkan bukan efektif malah semakin ruwet dikarenakan penetapan alur atau penetepan bagian / sub bagian yang memakan waktu, jadi justru akan memakan waktu, tidak meyelesaikan proses tersebut dengan cepat.

2. Memvisuaslisasikan / menggambarkan Papan Kanban beserta komponennya :

Gambarkanlah atau visualisasikan Kanban tersebut seperti Papan karena sebenarnya Kanban adalah berbentuk Papan, yaitu Papan Kanban. Tapi bukan berarti Papan Kanban harus berupa papan tulis yang besar, tapi bisa berarti papan tersebut dikonversi menjadi kecil ke dalam buku atau kertas atau worksheet atau bisa juga ke sistem aplikasi, dikarenakan banyak sekarang yang menjual papan kanban di sistem aplikasi, diluar negeri sudah banyak yang menjualnya melalui web mereka masing-masing, yang intinya adalah metode itu adalah Papan Kanban.

Maksud dari memvisualisasikan atau menggambarkan adalah buatlah di media kosong apapun misalnya seperti disebut sebelumnya, apakah di buku atau di worksheet pada laptop / pc anda, atau ke slide presentasi anda, dll.

3. Membuat pembagian kolom-kolom pada Papan Kanban untuk perlakuan status pada sub – sub aktivitas yang dijalankan :

Didalam papan kanban tersebut buatlah pembagian kolom-kolom yang intinya membatasi antara perlakuan status pada sub-sub aktivitas, yang pada intinya mewakili keterangan perlakuan pada sub-sub aktivitas tersebut misalnya yaitu =  List – Do – Done, berarti ada sub aktivitas yang ada di List ( masih ada di List / belum dikerjakan ) ,  ada sub aktivitas yang ada di kolom Do ( sedang dijalankan ) dan ada sub aktivitas ada di Done, berarti sub aktivitas yang ada di kolom Done ( sub aktivitas sudah  selesai dikerjakan dan menghasilkan output ).

Disini anda bisa menambahkan atau bisa membuat variasi yang menurut anda bisa paling cocok menggambarkan perlakuan pada sub-sub aktivitas dalam mengatasi proses di tempat anda. Misalnya pada proses yang saya akan jalankan dan saya kawal adalah = Lis – Plan – To Do – In Progress – Analyz – Review – Save. Mengapa saya membuat perlakuannya seperti itu, dikarenakan ada beberapa sub aktivitas yang perlu mendapatkan perhatian khusus dari Koordinator tim bahkan sampai dengan Puncak tim atau Pihak terkait yang berhubungan dengan proses yang posisinya diluar Tim.

4. Membuat Kartu Kanban dan kegunannnya

Untuk mewakili dimasing-masing sub aktivitas, pergunakanlah Kartu Kanban, Kartu kanban merupakan komponen kunci dari implementasi kanban yang digunakan sebagai sinyal kebutuhan yang harus diperhatikan pada sub aktivitas tersebut. Kartu kanban dalam implementasinya tidak selalu berbentuk kartu, melainkan bisa berbentuk wadah, lampu, atau bahkan sinyal komputer atau aplikasi. Disini saya menggambarkan Kartu Kanban dengan diwakili dari warna pada kolom-kolom di Kanban, sehingga disaat sub aktivitas memasuki kolom-kolom pada kanban yang membutuhkan pendampingan oleh level atasan maka akan terlihat dan fungsi atasan akan turun untuk mendampingi dan menganalisa penyebab keterlambatan pada sub aktivitas tersebut.

5. Menetapkan PIC untuk satu sub aktivitas

Tetapkan untuk masing-masing satu sub aktivitas ditangani oleh satu PIC, atau satu PIC bisa mengerjakan beberapa sub aktivitas tapi didalam pengerjaan satu sub aktivitas didantara beberapa sub aktivitas tersebut tidak boleh ditangani juga oleh PIC yang lain. Jangan membuat satu aktivitas bisa dikerjakan oleh lebih dari satu pic, dikarenakan jika ada satu sub aktivitas dikerjakan oleh lebih dari satu PIC maka disaat pengerjaannya akan menjadi tidak fokus bahkan tidak selesai-selesai.

Disaat memasuk kolom di papan kanban yang membutuhkan peranan pimpinan untuk ikut serta mengawal satu sub aktivitas, misalnya dalam Papan Kanban saya adalah pada kolom In Progress, Analyz dan Revew.

Pada tahapan ini, kita dapat tahu PIC mana yang sedang tidak mengerjakan sub aktivitas, sehingga harus mengambil sub aktvitas dan mengerjakannya. Atau PIC yang sedang sibuk masih melakukan sub aktivitas yang masuk di kolom In Progres yang membutuhkan perhatian dari leader.

6. Menetapkan lead time

Tetapkanlah lead time, agar sub-sub aktivitas dapat terpantau perkiraan mengalami problem dikarenakan apa, karena walaupun ada kolom-kolom perlakuan statu sub-sub aktivitas, kita tidak boleh mengandalkan juga. Hal ini untuk mengatasi jika PIC lupa dalam melakukan sub aktivitas atau PIC lupa dalam meletakkan Katu Kanban posisinya di kolom mana atau PIC terlambat dalam meletakkan Katu Kanban posisinya di kolom yang seharusnya diletakkan,

7. Monitoring Papan Kanban dengan konsisten dan konsekuen

Jika anda adalah leader pada Tim yang menjalankan Kanban ini, anda sebaiknya harus memonitoring Kanban ini. Buatlah periode harian atau 2 harian dalam memantau Kanban. Sesekali pertanyakan ada permasalah di sub aktivitas mana. Jika ada sub aktivitas yang harus anda dampingi, anda harus hadir dan mendampingi, dengan target jangan sampai ada keterlambatan dalam mencapai / mendapatkan hasil ( semua sub aktivitas harus cepat atau sesuai waktu di kolom Done atau Save )

Jika anda adalah PIC atau aggota tim kanban, anda harus jujur dalam memberikan perlakuan sub aktivitas, karena jika anda tidak jujur maka kemungkinan adanya sub aktivitas yang tidak mencapai  / selesai bisa terjadi.

Disinilah peran dari semua anggota harus konsisten dan konsekuen dalam mengimplementasikan suatu proses ke metode Kanban.

Demikian pengertian atau pemahaman Kanban sebagai Problem Solving, dan tahapan-tahapan agar Kanban bisa membantu anda dalam mengatasi permasalahan yang ada pada pekerjaan.