Tidak
jarang ada beberapa Praktisi HR susah untuk melakukan pekerjaan dikarenakan bingung apa yang harus pertama
kali dilakukan, kemudian dengan siapa harus berkoordinasi agar pekerjaan atau
proses tersebut berhasil dilakukan dan mengeluarkan output yang efektif.
Ada
juga beberapa Praktisi HR yang langsung saja melakukan koordinasi dalam
melakukan pekerjan atau suatu proses
kemudian pekerjaan atau proses tersebut dapat dilakukan, tetapi beberapa waktu
kemudian disaat melakukan pekerjaan atau proses yang sudah bisa dilakukan itu
kembali dikerjakan , Praktisi HR tersebut bingung kembali karena tidak merecord
atau mendokumentasi atau mencatat pekerjaan atau proses sebelumnya yang bisa
dilakukan tersebut.
Oleh
karena hal-hal tersebutlah maka dibutuhkan Sandard Operating Procedure (SOP)
yang secara simplenya Sandard Operating Procedure (SOP) akan memandu dan
mengawal kita dalam mengerjakan sesuatu pekerjaan atau proses dimulai dari pihak
yang akan mengerjakan pekerjaan atau proses tersebut, pekerjaan atau proses apa
saja yang harus dilakukan pada piha-pihak terkait, berkoordinasinya kita dengan
pihak – pihak yang menentukan agar pekerjaan atau proses tersebut menghasilkan hasil
/ output sampai dengan pekerjaan atau proses tersebut selesai dilakukan /
finish.
Sandard
Operating Procedure (SOP) adalah dokumen atau panduan yang berisi serangkaian
instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan pekerjaan
yang berisi siapa atau pihak yang pertama kali melakukan pekerjaan atau proses tertentu,
cara pihak – pihak terkait melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat
penyelenggaraan dan pihak – pihak yang
berperan dalam kegiatan yang berkaitan dengan prosedur yang dilakukan secara
kronologis berurutan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan yang bertujuan untuk
memperoleh hasil kerja yang paling efektif serta dibenarkan oleh pihak – pihak tekait
didalam SOP tersebut dan disahkan oleh Perusahaan dengan diwakili oleh pihak
yang ditunjuk Peusahaan dalam pengelolaan SOP tersebut.
Sandard
Operating Procedure (SOP) mempunyai tujuan Sebagai pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan atau proes
tertentu bagi sesama karyawan, atasan, unit kerja / bagian dan departemen
terkait, untuk meyakinkan seseorang dalam proses pelaksanaan pekerjaan atau
proses tertentu, merupakan parameter untuk menilai mutu pelayanan, untuk lebih
menjamin penggunaan tenaga dan sumber daya secara efisien dan efektif, untuk
menjelaskan alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas yang terkait,
bisa sebagai dokumen yang digunakan untuk pelatihan, sebagai dokumen history jika
SOP sudah tidak relevan dengan situasi kondisi yang baru kemudian menjadi harus
direvisinya SOP tersebut menjadi SOP yang baru.
Sandard
Operating Procedure (SOP) mempunyai manfaat : sebagai standarisasi cara yang dilakukan karyawan dalam
menyelesaikan pekerjaannya, mengurangi kesalahan dan kelalaian dalam bekerja, membantu
karyawan menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen,
sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses
sehari-hari, meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab
khusus dalam melaksanakan tugas, menciptakan ukuran standar kinerja yang akan
memberikan karyawan. cara konkret untuk memperbaiki kinerja serta membantu
mengevaluasi usaha yang telah dilakukan, menciptakan bahan-bahan training yang
dapat membantu karyawan baru untuk cepat melakukan tugasnya, menunjukkan
kinerja bahwa organisasi efisien dan dikelola dengan baik, menyediakan pedoman
bagi setiap karyawan di unit pelayanan dalam melaksanakan pemberian pelayanan
sehari-hari, menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberian pelayanan, membantu
penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan,
menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situasi.
Sebenarnya
Pemerintah sendiri juga menerapkan Sandard Operating Procedure ( SOP ) dalam
administrasi pemertintahan seperti terdapat dalam Peraturan Menteri Pendayagunaan
Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi RI Nomo 35 tahun 2012 tentang pedoman penyusunan
standar operasional prosedur administrasi pemerintahan, dimana dalam Peraturan
Menteri tersebut menyebutkan bahwa Sandard Operating Procedure ( SOP ) mempunyai
prinsip kemudahan dan kejelasan, efisiensi dan efektifitas, keselarasan,
keterukuran, dinamis, berorientasi kepada pengguna atau pihak yang dilayani,
kepatuhan hukum, kepastian hukum, konsisten, komitmen, perbaikan berkelanjutan,
mengikat, seluruh unsur mempunyai peran penting, terdokumentasi dengan baik.
Biasanya
pelatihan – pelatihan membuat SOP akan mempunyai Milestone sbb :
· Menjelaskan
pengertian SOP
· Menyebutkan
tujuan dibuatnya SOP
· Menyebutkan
manfaat memiliki SOP
· Menyebutkan
peran SOP dalam Jabatan tertentu
· Menyebutkan
contoh hubungan antara SOP dengan dimensi personal pelayanan
· Menyebutkan
prinsip-prinsip dalam membuat SOP
· Menyebutkan
siapa saja pihak yang harus dilibatkan dalam pembuatan SOP
·
Menyebutkan langkah-langkah penyusunan SOP
Untuk
Tahapan-tahapan tekhnis dan non tekhnis pembuatan Sandard Operating Procedure ( SOP
) adalah sebagaimana berikut
1.
Tapi perlu diingat, secara tekhnis dalam pembuatan Sandard Operating Procedure (
SOP ) harus dikenali dan dipahami simbol – simbol sbb :
2.
Jika sudah mengenal dan memami simbol – simbol tersebut maka anda akan mudah
membuat Sandard Operating Procedure ( SOP ). Maka baiknya anda membuat Sandard
Operating Procedure ( SOP ) di Microsoft Visio, mengapa di Microsoft Visio?,
karena di Microsoft Visio anda dapat membuat simbol – simbol tersebut dengan
ukuran kecil tidak seperti di Microsoft Excel, dan untuk garis juga, di Microsoft
Visio anda dapat membuat garis yang benar – benar lurus. Ada beberapa praktisi
HR dan lainnya yang membuat Sandard Operating Procedure ( SOP ) di Microsoft Excel
bahkan di Microsoft Word yang sudah pasti gambar simbol tidak akan bagus dan
garis juga bisa tidak lurus. Jadi saya sarankan jika anda ingin membuat Sandard
Operating Procedure ( SOP ) maka gunakanlah Microsoft Visio , jika belum ada di
pc anda maka lebih baik anda download dahulu.
3.
Jika anda sudah memulai membuat Sandard Operating Procedure ( SOP ), maka jangan
lupa buatlah di Microsoft Visio sheet menjadi 2 sheet, sheet pertama
menjelaskna tentang Tujuan, Ruang Lingkup, Otline, Definsi tentang pembuatan
SOP kemudian di sheet kedua menjelaskan tentang alur prosedur detil
4.
Dalam sheet pertama, pada bagian atas anda harus menambahkan beberapa kolom,
yakni kolom logo perusahaan, kolom tulisan SOP, kolom judul SOP apa, No dokumen
SOP, Revisi keberapa, kolom tgl efektif dan kolom halaman keberapa. Sedangkan
pada bagian bawah anda tambahkan kolom yang berisikan Jabatan – jabatan yang
terkait dalam pelaksanaan dan pimpinan pada organisasi. Dalam sheet kedua anda
hanya menambahkan beberapa kolompada bagian atas, yakni kolom logo perusahaan,
kolom tulisan SOP, kolom judul SOP apa, No dokumen SOP, Revisi keberapa, kolom
tgl efektif dan kolom halaman keberapa, tulisn prosedur detil, dan
jabatan-jabatan / pihak – pihak terkait yang melaksanakan SOP tersebut.
5.
Jika semua sudah siap template SOP maka anda tinggal menyusun proses atau
kerjaan apa saja yang akan dbuat SOP.
6.
Berkoordinasi dengan pihak terkait proses atau kerjaan apa saja yang akan dbuat
SOP dan melakukan pertemuan untuk menyamakan semua alur atau tahap dalam proses
atau kerjaan apa saja yang akan dbuat SOP, semua pekerjaan dan jabatan yang
melakukan pekerjaan atau proses yang akan dbuat SOP, membuatnya secara terurut.
7.
Jika perlu lampiri SOP nantinya dengan dokumen – dokumen yang diperlukan.
8.
Jika sudah selesai semua maka SOP harus didokumentasikan dan diuji disaat
melakukan proses atau pekerjaan tersebut, jika sudah sama dengan semua proses
atau pekerjaannya maka pembuatan SOP dikategorikan berhasil.
9.
Langkah terakhir adalah SOP tersebut harus di Publish kepada pihak – pihak terkait,
agar untuk dipatuhi, ditaati supaya menjamin pelayanan dapat berjalan baik.
10.
Anda sudah bisa membuat SOP dengan baik.
contoh SOP
Sumber :
Astra Management System
Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi RI No 35 th 2012
